ERP Stations-Service — Cahier des Charges

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Objectif Général

Mettre en place un système ERP unique, robuste, sécurisé et évolutif, destiné à la gestion complète d'un réseau de stations-service.

📊

Suivi précis

Ventes, stocks, achats, livraisons, paiements

💰

Trésorerie

Gestion détaillée de la trésorerie et des flux financiers

🔒

Contrôle strict

Prévention des erreurs humaines et du détournement

🔍

Traçabilité totale

Audit complet de toutes les opérations

📈

Performance

Vision claire hebdomadaire et mensuelle du fonds de roulement

⚡

Temps réel

Savoir à tout moment où est chaque litre et chaque franc

2

Principes Fondamentaux — Anti-Erreur / Anti-Fraude

🎯 Source unique de vérité
Ventes carburant : compteurs des pompes uniquement
Stocks : livraisons, ventes, ajustements validés uniquement
Trésorerie : journaux quotidiens validés uniquement
Aucun chiffre saisi manuellement sans justification et validation

✅ Double validation obligatoire (N1 + N2)
N1 : Responsable station / comptable
N2 : Direction
Sans validation N2, aucune opération n'impacte les stocks, la trésorerie ou les rapports

🚫 Aucune suppression définitive

Aucune donnée ne peut être supprimée définitivement
Toute modification est historisée : avant / après / utilisateur / date

⚖️ Comparaisons automatiques

Stock réel vs stock théorique
Caisse réelle vs caisse théorique
Wallets vs montants transférés en banque

Toute anomalie déclenche une alerte automatique

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Architecture Technique

🌐 Application Web

Administration & Finance — accès siège et direction

📱 Application Mobile

Stations & terrain — mode hors-ligne avec synchronisation

🔧 Infrastructure

Multi-stations · Arabe/Français · Sauvegarde auto · Export Excel/PDF

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Module — Gestion des Stations-Service

📋 Fiche Station

Nom, localisation, zone, GPS
Activités : carburant, huiles, vidange, lavage
Statut juridique et fiscal
Responsable / gérant
Date de mise en exploitation

🏠 Propriété / Location

Type : propriété ou location
Si location : montant du loyer
Périodicité, date début / fin de contrat
Alertes de renouvellement automatiques

Multi-fournisseurs par station

Une station peut être liée à plusieurs fournisseurs simultanément. Pour chaque relation station ↔ fournisseur :

Produits fournis
Prix d'achat spécifiques par produit
Conditions commerciales

Date de début
Statut : actif / suspendu / terminé
Comparaison des fournisseurs

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Structure Technique — Cuves & Pompes

🛢️ Définition des Cuves

Identifiant unique
Produit stocké
Capacité maximale (en litres)
Seuil minimum (alerte stock bas)
Statut : active / hors service

⛽ Gestion des Pompes

Chaque pompe est reliée à une cuve
Chaque pompe possède un ou plusieurs pistolets
Chaque pistolet possède un compteur (index)

Calcul quotidien des ventes carburant

Chaque jour, le système calcule automatiquement :

Saisie des index début et fin
Calcul automatique des litres vendus
Détail par produit, pompe et station
Application du prix de vente par produit et par station

Les ventes carburant sont toujours basées sur les compteurs — jamais sur une saisie libre

Module Avancé — Écarts & Historique des Cuves

📉 Détection des écarts

Détection automatique après chaque opération
Affichage en litres et pourcentage (%)
Justification obligatoire (évaporation, erreur, fuite…)
Double validation N1 + N2 requise

📚 Historique complet par cuve

Historique des niveaux
Livraisons, ventes, écarts, validations
Analyse mensuelle : total entrées / sorties / écarts
Section spéciale : "Cuves à surveiller"

Cuve arrêtée

Motifs :

Maintenance
Suspicion de perte
Contrôle

Effets :

Pas de livraison possible
Pas de vente possible
Stock figé — contrôle de jauge réelle

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Workflow Complet — Achat Carburant → Citerne → Cuve → Station

Commande d'achat chez le fournisseur Statut : Commandée

Fournisseur, compte, produit (Gasoil / Essence)
Volume total, prix unitaire, régime fiscal (TTC / HT)
Date d'achat — le stock station ne change pas encore

Création des Bons de Livraison (BL) Statut : Partiellement / Livrée

Une commande peut être livrée en plusieurs BL (ex : 100 000 L → 40 000 + 30 000 + 30 000 L)

Numéro BL, volume
Calcul automatique : volume livré / restant à livrer

Affectation BL → Citerne (Chargement) Statut : En citerne

Choix : BL, citerne, volume chargé, date
Stock fournisseur diminue — stock station inchangé

Livraison depuis la citerne vers la station Statut : Livré

Saisie : station, cuve, volume livré, date
Création d'un BL station lié au BL fournisseur + citerne
La citerne diminue — la cuve station augmente

Clôture du BL & historique

Statut BL = "Livré" quand le dernier litre est livré
Historique complet conservé : BL, citerne, stations, volumes, dates

Transfert Inter-Stations (Volume non facturé)

Transfert interne de carburant entre deux stations de la même entité, sans achat fournisseur et sans facturation.

Champs obligatoires :

Station source & cuve source
Station destination & cuve destination
Produit, volume transféré, date
Motif du transfert, responsable

Règle fondamentale :

Station A : diminution stock — aucune écriture de vente
Station B : augmentation stock — aucune écriture d'achat
Valorisation au CMUP de la station source
Statuts : Créé → Validé N1 → N2 → Exécuté → Clôturé

Journal Quotidien Financier

📥 Encaissements

Espèces
Tickets
Wallets (Bankily, Masrivi…)
Virements
Chèques
Ventes à crédit

📤 Dépenses

Transport
Maintenance
Salaires
Dépenses diverses
Dette clients du jour
Règlements de dettes anciennes

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Module — Suivi des Chèques

CAS 1 — Chèque lié à un Achat Carburant

Principe

Lorsqu'un achat carburant est effectué avec paiement par chèque, le chèque est créé directement depuis l'écran de l'achat. Il est obligatoirement lié :

À l'achat & au BL
Au fournisseur bénéficiaire
Au compte bancaire sélectionné

Il n'est pas possible de créer ce chèque séparément

CAS 2 — Chèque Direct (hors achat carburant)

Principe

Chèque émis directement depuis un compte bancaire. Peut concerner :

Un fournisseur (règlement partiel ou total)
Une personne / entreprise
Une dépense exceptionnelle ou une avance

Lien optionnel avec une dette ou dépense existante pour une meilleure traçabilité

Informations obligatoires du chèque

Banque & compte bancaire
Numéro du chèque
Date d'émission
Date d'échéance (date de débit prévue)

Montant (= montant facture par défaut, modifiable si paiement partiel)
Bénéficiaire (automatiquement le fournisseur)
Motif du paiement (Cas 2)

Statut initial : En attente de validation

Alertes automatiques & indicateurs visuels

⏰ Alertes obligatoires

J-3 — 3 jours avant l'échéance

J-1 — 1 jour avant l'échéance

Jour J — Le jour de l'échéance

📊 Contenu de chaque alerte

Numéro du chèque
Banque et compte bancaire
Fournisseur bénéficiaire
Montant & date d'échéance
Référence Achat / BL
État du solde bancaire

Contrôle du solde bancaire

✅

Solde suffisant

⚠️

Solde insuffisant

Manque = X affiché

✅

Solde excédentaire

Surplus = X affiché

Filtres et vues de contrôle

Questions auxquelles le système répond :

Combien dois-je payer cette semaine / ce mois ?
Combien dois-je payer par banque ?
Combien dois-je payer par compte bancaire ?
Quel est le manque ou surplus par compte ?

Filtres disponibles :

Par période
Par banque
Par compte
Par bénéficiaire

Règles communes aux deux cas

    Aucun chèque n'a d'impact financier sans validation N2
Chaque chèque est obligatoirement lié à un compte bancaire
Historique complet : création, modifications, validations, encaissement
Aucun chèque ne peut être supprimé définitivement
Filtres et tableaux de suivi obligatoires

  

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Workflow — Clôture Journalière & Journal Réseau

Rôles & Responsabilités

Rôle	Niveau	Interface	Responsabilités
Gérant de station	Saisie	Mobile / Web	Réceptions, dépenses, wallets, tickets, recettes — en attente de validation
Contrôleur (terrain)	N1	Mobile	Index pompes, contrôle cuves, livraisons, caisse — valide N1
Direction / Siège	N2 + N3	Web	Finance, banques, affectation argent du jour — valide N2 & N3 final

Workflow de clôture par station

Démarrage

Sélection : Station · Date · Shift

Index des pompes

Saisie index fin · Photo compteur · Calcul automatique (litres + CA)

Contrôle cuves

Stock théorique vs jauge réelle · Écart en litres · Photo + justification si anomalie

Vérification livraisons

BL hier / aujourd'hui · Comparaison BL + ventes vs jauge · Validation ou justification

Recettes & Dépenses

Espèces · Wallets · Tickets · Crédit · Dépenses avec justificatif

Contrôle caisse

Cash réel vs cash théorique · Écart → justification obligatoire

Soumission & validation N1

Résumé : litres vendus · recettes · dépenses · crédit · cash · stocks

Destination de l'argent du jour

Total encaissé
Total déposé en caisse (peut être réparti sur plusieurs caisses)
Total déposé en banque (peut être réparti sur plusieurs banques)
Montant en attente

Si une partie de l'argent n'est pas déposée → la date reste en statut "Non validée définitivement" et une alerte est affichée

⚠️ Tant que N3 n'est pas validé, la journée est considérée ouverte

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Module — Gestion du Personnel & des Salaires

👤 Fiche Employé

Informations personnelles :

Nom, prénom, nationalité
Téléphone, adresse, photo
Personne / société ayant recruté

Informations professionnelles :

Fonction : Pompiste / Gérant / Chauffeur / Technicien
Type de contrat : Journalier / Mensuel
Date de début — Statut : actif / suspendu / quitté

💼 Organisation & Affectation

Station principale + stations secondaires
Icône spéciale si travail multi-stations
Nombre de jours de travail par semaine
Type d'horaires : Jour / Nuit / Rotation

Paramètres salaire :

Salaire de base (mensuel ou journalier)
Mode de paiement : Espèces / Wallet / Virement

Calcul du salaire mensuel (automatique)

Élément	Description
Salaire brut	Calculé selon contrat (mensuel ou jours travaillés)
Avance(s) du mois	Enregistrées avec motif et double validation
Retenues pour dettes	Remboursements selon échéancier défini
Montant déjà payé	Suivi des paiements effectués
Net à payer	Brut − avances − retenues − déjà payé

Avances & Dettes (Salf)

Enregistrement d'une avance sur salaire
Définition : montant total, nombre de mensualités, montant à retenir/mois
Date, motif, validation N1 + N2 obligatoire
Historique complet : salaires payés, avances, retenues, dettes restantes

Bulletins & Rapports PDF

📄 Bulletin individuel (mensuel)

Nom, fonction, station(s)
Salaire brut, avance, retenue
Net à payer
Date et utilisateur ayant validé

📋 Rapport mensuel par station

Liste complète des employés
Brut, avances, retenues, net payé
Total masse salariale de la station

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Module — Gestion & Archivage des Prix

A — Prix de Vente (unifiés)

Principe

Prix unifiés pour toutes les stations
Définis par produit et par wilaya / zone
Applicables en TTC et HT

Structure de prix (numérotée) :

N° structure (ex : PRIX-VENTE-2026-001)
Produit, wilaya, type (TTC/HT), prix unitaire
Date d'effet, date de fin, statut
Une seule structure Active à la fois par produit + zone + type

Les ventes passées ne sont jamais recalculées lors d'un changement de prix

B — Prix d'Achat (par fournisseur)

Principe

Prix non unifiés. Chaque fournisseur peut avoir ses propres prix par produit, station et régime fiscal.

Fiche prix fournisseur par station et produit
Date de début / fin — Statut : Actif / Archivé
Proposition automatique du dernier prix actif
Modification ponctuelle possible avec historique

Utilisation des prix dans le système

Prix de vente — utilisés pour :

Ventes pompes & facturation
Calcul du chiffre d'affaires

Prix d'achat — utilisés pour :

Achats carburant
Calcul du CMUP & valorisation du stock
Calcul des marges

Impact d'un changement de prix fournisseur

Le système analyse automatiquement :

Impact sur le CMUP
Impact sur la marge carburant
Impact sur la rentabilité de la station
Comparaison entre fournisseurs

Graphiques & Analyses (obligatoires)

Graphique	Type	Dimensions
Évolution des prix de vente	Courbe	Temps × Prix (Gasoil/Essence TTC & HT)
Évolution des prix d'achat	Courbe / Barres	Par fournisseur, station, produit
Évolution des marges	Courbe	Marge par litre, par station, par produit
Impact prix sur le résultat	Barres comparatives	Avant / après changement, par station et réseau

Alertes intelligentes liées aux prix

Alerte si une baisse de prix entraîne une marge négative
Alerte si un fournisseur devient non compétitif
Alerte si le CMUP augmente fortement

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Reporting, Dashboard & Audit

📊 Reporting Hebdomadaire & Mensuel

Dépenses & profits
Dettes fournisseurs
Créances clients
Trésorerie & stocks
Tendance : amélioration ou dégradation

🖥️ Dashboard Exécutif (temps réel)

Caisse & banques
Stock carburant
Ventes du jour
Dettes & profits
Fonds de roulement

🔐 Audit & Sécurité

Audit log complet & inviolable
Gestion fine des droits utilisateurs
Sauvegardes automatiques quotidiennes
Export Excel / PDF

Résultat final attendu : À tout moment, le système doit permettre de savoir quels chèques vont être débités, quand, sur quel compte, pour quel montant, pour quel bénéficiaire, et si le solde bancaire est suffisant ou non.

Modules complémentaires

🎫 Tickets

Tickets par fournisseur
Achat, stock, utilisation
Suivi du reste

📲 Wallets

Suivi des ventes par wallet
Transferts bancaires
Solde restant & alertes

👥 Clients

Plafond de crédit
Statut Actif / Inactif
Blocage automatique si dépassement
Suivi des créances

🏦 Cautions Bancaires

Module séparé des dettes carburant
Paiement par versements
Reste à payer, échéances & alertes

ERP IntégréStations-Service

Objectif Général

Principes Fondamentaux — Anti-Erreur / Anti-Fraude

Architecture Technique

Module — Gestion des Stations-Service

Multi-fournisseurs par station

Structure Technique — Cuves & Pompes

Calcul quotidien des ventes carburant

Module Avancé — Écarts & Historique des Cuves

Cuve arrêtée

Workflow Complet — Achat Carburant → Citerne → Cuve → Station

Transfert Inter-Stations (Volume non facturé)

Journal Quotidien Financier

Module — Suivi des Chèques

Informations obligatoires du chèque

Alertes automatiques & indicateurs visuels

Contrôle du solde bancaire

Filtres et vues de contrôle

Règles communes aux deux cas

Workflow — Clôture Journalière & Journal Réseau

Rôles & Responsabilités

Workflow de clôture par station

Destination de l'argent du jour

Module — Gestion du Personnel & des Salaires

Calcul du salaire mensuel (automatique)

Avances & Dettes (Salf)

Bulletins & Rapports PDF

Module — Gestion & Archivage des Prix

Utilisation des prix dans le système

Impact d'un changement de prix fournisseur

Graphiques & Analyses (obligatoires)

Alertes intelligentes liées aux prix

Reporting, Dashboard & Audit

Modules complémentaires

ERP Intégré
Stations-Service